Una organización global de investigación preclínica por contrato (CRO) del área metropolitana de Boston estaba expandiendo sus operaciones a un nuevo laboratorio en Shrewsbury, Massachusetts. Como parte de la transición, la organización se asoció con EquipNet para apoyar el traslado de los equipos de laboratorio y oficina, facilitando así una transición sin contratiempos a las nuevas instalaciones y cubriendo las necesidades operativas de toda la organización.

El cliente necesitaba trasladar más de 550 activos de laboratorio y oficina desde Worcester, MA, incluyendo instrumentos de laboratorio, equipos analíticos, congeladores de ultrabaja temperatura (ULT), muestras reguladas, mobiliario de oficina, estaciones de trabajo para empleados y materiales de laboratorio, todo ello manteniendo activas las operaciones de investigación.

Un componente fundamental del proyecto consistió en proteger las muestras reguladas sensibles a la temperatura durante el transporte mediante soluciones de transporte motorizadas y un sistema de monitorización de temperatura en tiempo real calibrado. Al mismo tiempo, el equipo de laboratorio destinado a fases posteriores del traslado debía permanecer operativo hasta la semana prevista para el transporte, lo que requirió una coordinación minuciosa, una planificación por fases y un seguimiento exhaustivo de los activos.

EquipNet desarrolló y ejecutó una estrategia de reubicación de laboratorios por fases, diseñada para minimizar las interrupciones y mantener la continuidad de la investigación durante todo el proceso de traslado.

El proyecto comenzó con sesiones de planificación in situ para documentar los activos, comprender los requisitos del flujo de trabajo y desarrollar planes de reubicación personalizados. EquipNet también proporcionó contenedores etiquetados a los equipos de laboratorio y oficina para agilizar la organización y el embalaje antes de la mudanza.

Durante la ejecución del proyecto, EquipNet coordinó el traslado de equipos de laboratorio, muestras reguladas, mobiliario de oficina, documentación y puestos de trabajo de los empleados desde Worcester a las nuevas instalaciones de Shrewsbury. Este enfoque por fases permitió a los científicos seguir utilizando equipos esenciales hasta la fase de traslado correspondiente, lo que redujo significativamente el tiempo de inactividad.

Para proteger las muestras reguladas, EquipNet utilizó métodos de transporte a temperaturas ultrabajas, con el apoyo de soluciones de transporte motorizadas y monitorización de temperatura en tiempo real y calibrada durante todo el trayecto. Cuando surgió alguna duda sobre los procedimientos de transporte de muestras motorizadas de un proveedor, EquipNet lo reemplazó de forma proactiva para garantizar el cumplimiento normativo, la fiabilidad operativa y la integridad de las muestras.

EquipNet reubicó con éxito más de 550 activos de laboratorio y oficina, lo que permitió al cliente mantener sus operaciones de investigación en curso con mínimas interrupciones.

La estrategia de reubicación por fases preservó la continuidad de la investigación, protegió las muestras reguladas mediante el transporte a temperaturas ultrabajas controladas y garantizó que los equipos de laboratorio y los puestos de trabajo de los empleados se entregaran en sus ubicaciones designadas en las nuevas instalaciones.

EquipNet también desalojó y vació las instalaciones de Worcester de acuerdo con los requisitos de entrega del contrato de arrendamiento, lo que permitió que los equipos del cliente estuvieran plenamente operativos en el nuevo espacio de laboratorio de Shrewsbury según lo previsto.